¿Qué es el Master Data Management?

Al igual que unos posts más atrás iniciábamos una breve serie sobre Data governance intentando disponer de una definición, con éste iniciamos otra pequeña serie dedicada a Master Data Management y, de nuevo, lo hacemos buscando esa definición.

Y en esta ocasión nos valemos del libro ‘Multi-Domain Master Data Management‘ de Mark Allen y Dalton Cervo.

En el prefacio de dicho libro nos encontramos las definiciones buscadas. En primer lugar, qué se entiende por Master Data (dato maestro):

Master Data is data critical to a company’s operations and analytics because of how the data is shared and how it interacts with and provide context to transactional data.

La definición destaca que se trata de datos críticos para la operación de un negocio. De alguna forma, y de manera muy simple, podemos decir que son datos importantes, datos clave. Pero el párrafo sigue y, nos introduce un nuevo elemento:

Master data are inherently nontrasactional and are usually identified and organized within data domains that reflect key business entities such as customers, partners, products, materials, finance, and employees.

Se trata de datos no transaccionales. Sería bueno determinar a qué se refiere por datos no transaccionales para estar completamente seguros pero para mi, la interpretación es clara. Al hablar de datos transaccionales no lo hace en el sentido técnico o de base de datos, sino en el sentido de negocio.

En ese enfoque, podemos entender que hay dos tipos de datos: los datos transaccionales que de alguna forma reflejan entidades de proceso, de funcionamiento, de transacción: por ejemplo, un pedido, un boletín de actuación, un ticket de problema, un proyecto, etc. Se trata de entidades más volátiles, actividades con un principio y un fin y de duración acotada en el tiempo,

Por otro lado tenemos los datos no transaccionales que representan realidades más estáticas y más estables en el tiempo como son los ejemplos que se nos proponen: los clientes, los empleados, los materiales, los productos, etc.

Para intentar ilustrarlo me apoyaré en la figura de arriba que de forma muy afortunada he encontrado en la web de InRiver aunque la interpretación es absolutamente libre por mi parte. En esa figura vemos engranajes y cilindros y cómo los engranajes parecen representar actuación o funcionamiento sobre los cilindros. Para mí es la metafora visual perfecta: los engranajes representarían la transaccionalidad mientras que los cilindros, los datos no transaccionales. De esos datos, de esos cilindros, vemos que hay algunos que tienen un tamaño mayor y se destacan con un círculo azul. Pues bien, podemos entender que esos son los datos clave. Con ello, sobre esta metáfora visual, el campo de actuación de Master Data Management serían los datos representados por los cilindros grandes.

Pues bien, y tras esta aclaración/interpretación por mi parte, ya sabemos lo que son los datos maestros: datos clave no transaccionales.

Con esto podemos dar el siguiente paso que es contestar ya a qué es el Master Data Management. Los mismos autores nos proponen una sencilla definición:

Master Data Management is the application of discipline and control over master data to achieve a consistent, trusted, and shared representation of the data.

Sobre esta definición destacar dos partes: por una parte la que es evidente y casi nos podíamos haber imaginado: máster data management es gestión, es aplicar disciplina y control a los datos maestros.

La segunda parte nos indica lo que queremos conseguir con esa gestión sobre datos maestros. queremos unos datos consistentes, confiables y compartidos, características que yo interpreto de la siguiente forma:

Consistente es decir sin discrepancias, que encajen bien entre si, que sean sólidos…

Confiables que, como consecuencia de lo anterior y de la calidad que exhiben sean creíbles, la organización se fíe de ellos y sirvan para tomar decisiones fundamentadas.

Compartidos que sean conocidos por todo aquel que los necesite y que todos tengan la misma visión de los datos, los mismos resultados, la misma información.

Para finalizar, me gusta la forma en que se resume lo que estas tres características significan y lo que, al final, es la misión del master data management