Cuando trabajamos con procesos de negocio, una de las actividades típicas es el descubrimiento y el modelado del proceso, es decir, la recopilación de la forma en que se ejecuta un proceso y su plasmación en un lenguaje formal, normalmente de naturaleza gráfica.
El modelo de un proceso de negocio describe, de alguna forma, un prototipo, un patrón de cómo se debe ejecutar luego cada instancia concreta (caso) de ese proceso. Si,por ejemplo, hemos modelado la gestión de pedidos de una empresa eCommerce, lo que define el modelo de proceso es, de forma general, cómo se trata un pedido, mientras que, cuando un cliente concreto hace un pedido concreto, estamos ante un caso de ese proceso.
Asumimos, y es bastante lógico, que el caso real se ajusta al modelo de proceso y, en cierto sentido, esas es la intención.
Sin embargo, la realidad tiende a matizar los modelos teóricos.
He retomado la lectura del libro ‘Process Mining. Data Science in action‘ de Wil van der Aalst que, por diversos motivos, tuve que detener hacia la mitad. Y, en un momento dado, el autor se detiene a hablar de lo que denomina el contexto del proceso, es decir, factores que rodean al proceso y que hacen que la ejecución real de un caso puede estar matizada de alguna manera respecto al comportamiento prototípico del modelo. Cierto que van der Aalst nos habla del contexto en relación al Process Mining, pero creo que el planteamiento de ese contexto es relevante en cualquier caso. siquiera como advertencia.
Para este autor, hay cuatro niveles de contexto:
- Contexto del caso propiedades específicas del caso que pueden cambiar el comportamiento. Así, por ejemplo, en el caso de los pedidos, el comportamiento se puede ver alterado en el caso, por ejemplo, de clientes muy importantes (pueden recibir mayor atención o prioridad) o pedidos muy grandes.
- Contexto del proceso En este caso, hablamos de interacciones entre instancias del mismo proceso. Así, por ejemplo, esas instancias pueden competir por los mismos recursos, por ejemplo, el equipo humano que ejecuta alguna tarea o, en el caso de los pedidos, las existencias en almacén. Y eso puede hacer que diferentes instancias del mismo proceso, no se comporten de una forma completamente similar.
- Contexto social Se refiere a aspectos que afectan a personas y organizaciones y que recoge influencias como las derivadas de que las mismas personas o grupos puedan trabajar en diferentes procesos o a que puedan existir roces de todo tipo entre esas personas y organizaciones.
- Contexto externo Finalmente, este contexto abarca elementos de un ecosistema que supera las barreras de la organización. Hablamos, por ejemplo, de la situación económica, regulatoria o incluso climática.
La existencia de estos contextos hace que el valor del modelo de proceso como prototipo, siendo muy alto, no sea completamente definitorio y debamos estar advertidos de que las diferentes instancias de un procesos seguirán comportamientos algo diferenciados. Es importante para process mining, pero también para análisis de tiempos, para indicadores, etc
