BPM (Business Process Management), es decir, la gestión de procesos de negocio, su identificación, modelado, análisis y mejora, tiene una parte de método y una parte de arte. Arte porque aunque hay notaciones, metodologías y una cierta porción de teoría, lo cierto es que no hay unas reglas fijas.
Especialmente en lo que se refiere al rediseño y mejora de procesos interviene también la experiencia, la inspiración y la habilidad del diseñador.
Como, a pesar de lo motivador que pueda resultar esa dependencia de la inspiración propia, queremos que BPM sea una disciplina rigurosa, conviene valerse al menos de buenas prácticas, patrones de actuación de amplia aplicación.
Leyendo el manual ‘OCEB2. Certificación guide‘ me encuentro una referencia a la obra de James F. Chang, que también tendré que leer en su momento, el cual identifica cuatro principios y seis buenas prácticas en gestión de procesos y me ha parecido interesante recogerlas y hacerme eco de ellas. Son de naturaleza bastante genérica, pero sin duda interesantes.
Principios
Los cuatro principios identificados son los siguientes:
- Los procesos son activos: es decir, son elementos que nos ayudan a generar valor y satisfacer requisitos y necesidades de los clientes
- Los procesos deben ser gestionados: precisamente por constituir unos importantes activos empresariales, deben ser gestionados de manera explícita, incluyendo la medición, control y análisis.
- Los procesos deberían ser mejorados de manera continua: es decir, no se trata de iniciativas de mejoras aisladas o de una sola vez, sino de una actividad continua.
- Las Tecnologías de la Información son un habilitador esencial: dado que transporta los datos que necesitan los procesos. Yo añadiría que, además, y quizá de una forma aún más importante, automatizan el proceso, dándole estructura y eliminando tareas manuales e ineficientes.
Buenas prácticas
Y las seis buenas practicas:
- Estructuras organizativas: establece estructuras orientadas a procesos.
- Dueño de proceso: Designa un dueño de proceso responsable del éxito de ese proceso.
- Soporte de abajo a arriba: La alta dirección debe promover BPM pero las mejoras tienen que surgir de abajo hacia arriba.
- Tecnologías de la Información: Haz que los sistemas monitoricen, controles y mejores los procesos existentes. En este sentido, los BPMS juegan un papel muy importante.
- Socios: colabora con otros socios (por ejemplo, proveedores) que se encuentran implicados en actividades transversales.
- Formación y mejora: forma a los empleados de manera regular y mejora constantemente los procesos de negocio.
- Bonos y recompensas: Combina la mejora de procesos con el pago de bonus y la entrega de premios.
- Saltos en lugar de pasos: utiliza tanto medidas de mejora incremental (como Six Sigma) como enfoques más radicales (reingeniería).
Un compendio de buenas ideas. Bastante genéricas, es cierto, pero muy a tener en cuenta.
